我职业生涯早期的一位首席运营官经常念叨一句话:“所有好的公司管理都是好的资源管理。.“到那时，我已经做了几年 项目经理 让团队在项目上更有效地工作. 首席运营官的一条简单建议, 我迈出了进入运营管理的第一步, 让公司每天都更有效率地工作.  

奇怪的是，这个职位对运营新手来说非常理想:公司实际上不存在资源管理, 这意味着即使是初学者也能取得显著进步. 在理论上, 资源规划和分配由交通管理人员负责, 创意机构的常见职位，类似于许多公司的运营或生产角色 项目管理办公室. 然而，所有的信息都存在于交通管理人员的头脑中，并且经常发生变化, 这是一个巨大的挫败感来源. 

当项目经理要求交通经理为项目分配人员时, 他们总是得到愉快的同意, 但随后的现实证明是具有挑战性的:开发人员不知道他们每天要做什么，并且几乎没有通知就收到了新任务. 项目经理们甚至更加沮丧, 不知道他们是否有足够的人手来完成最后期限. 这种不确定性也使与客户的对话变得困难. 我们的一些最优秀的团队成员发现混乱的环境令人恼火，于是离开了. 客户对交货问题和由于最后一刻的匆忙而导致的质量差感到恼火, 他们也离开了. 是时候做出改变了.

我的任务是设计一个更有效的资源分配策略. 在本文中, 我回顾了发生的事情, 讲述我们如何通过实施和优化一个简单的资源管理系统，使我们的组织从混乱走向平稳. 我还总结了多年来发现的工具注意事项. 这个话题尤其与为客户提供行业人才和专业知识的专业服务公司相关. 以下是我改造公司运营的过程，分为四个可操作的步骤.

步骤1:为资源分配收集数据

什么是资源分配?? 这是一个确定哪些资源可用，然后尽可能优化地将它们分配给特定项目的过程. 在我的资源分配示例中, 员工时间是我们需要管理的主要变量, 而设备和软件等资源在各个项目中相对稳定. 在精简资源分配过程中，我采取的第一步是获取有关谁的信息, 什么, 什么时候让所有人第一次看到它. I set up a simple spreadsheet to manage staff time; you’ll find similar fields in any resource management tool:

• 人: One field records the 人 assigned to do the work; others should document a department or skill, 加上项目经理提出的要求. 数据可以是灵活的(“来自Creative的任何人”), 精确(“Jane”), 或特定技能(“3D渲染”).
• 什么: 唯一的项目ID和简短的标题字段应该匹配您的时间表系统，这样人们就可以很容易地为正确的工作记录工作. 额外详细信息的字段应该向受让人提供有关任务的信息，并可以链接到 创意简报 或者是一套票.
• 当: 这些字段记录了日期(或多个日期)和所需的小时数或天数.  

一旦电子表格的核心结构就位, 是时候开始为初稿输入数据了. 这总是一个耗时的过程, 在这种情况下, 我们开了几十次会，才为一百多人、几百个项目制定了计划. 我建议尽可能详细地规划未来几周和几个月的计划. 你不想每周都从零开始吧, 但你也不想计划得太远，发现自己不断更新不正确的信息.

最终的电子表格既丑陋又冗长，但也取得了成功. 每个开发人员都可以看到他们在做什么. 项目经理可以看到他们预定了谁. 每个人都知道他们的工作时间记录在时间表上的项目ID.

当初稿完成后，我们进行了迭代和改进. 我计划每周与一些利益相关者深入讨论人员需求, 资源分配计划的常用实践. 最初，每个人都想提供意见, 但我建议在最初的几次会议后，将其细化到尽可能少的参与者.

有时候，对时间表的反馈会产生冲突. 部门主管, 例如, 可能需要给一个没有经验的人拓展一项新技能, 而项目经理则希望专家尽快完成相同的任务. 有些人可能更喜欢把客户的后续任务留到周末再做, 而另一家则希望提供当日周转服务. 在最初的几周就经验法则达成一致 以书面形式记录下来，甚至从首席运营官等高级员工那里获得意见. 这样做将有助于使这些决定可预测，并减少前进的时间.

现代资源管理工具, 我将在本文的最后讨论它, 考虑到这一点，接下来的步骤会更容易. 然而, 如果你很难获得一个工具的预算批准，或者你的团队很小, 使用简单的电子表格比继续混乱要好. 当我在2010年获得MBA学位时, 我的论文是关于资源管理的, 我的研究表明，在数十家英国机构中都是如此, 大多数人都很开心 使用电子表格即使有数百名员工.

步骤2:定义资源分配流程

在收集数据之后, 我需要创建一个工具，以便项目经理可以向团队成员请求工作并修改现有的请求. 我们不想为每个资源分配与每个项目经理进行特别的讨论. 通过Slack、电子邮件和计划外的对话堆积起来的请求会从任何人的记忆中溜走. 将这些请求通过一个渠道汇集起来，就形成了一个单一的真相来源.

这可以通过基于电子表格结构的相对简单的表单来完成, 允许项目经理和其他人提交请求. 这两个 微软 和 谷歌 有创建表单的工具吗. 表单不应该向主电子表格中写入任何信息, 因为元素通常需要一些调整. 但是要设计表单，以便您可以轻松地将请求复制并粘贴到主电子表格中.

当我们为团队这么做的时候, 新的流量管理器检查所有传入请求, 根据需要与项目经理进行讨论, 更新了电子表格. 这个人还和所有部门负责人一起对本周的计划做了一个快速的“最后”审查. 

一旦工具开始工作，我们就进行迭代和改进. 我们创建了一个简单的 电子表格脚本 向每个开发人员和项目经理发送每周计划. 后不久, 我们更新了电子表格，每天向受当天更改影响的任何人发送电子邮件, 允许更动态的资源分配. 再一次。, 现代资源管理工具内置了许多类似的功能, 但是如果需要的话，你可以使用电子表格脚本.

步骤3:为可计费性优化资源分配

下一个, 我们优化了我们的新系统，以实现项目管理中资源分配的主要目标:提高可计费性. 在像我们这样的创意机构，收入取决于客户的计费时间. 如果员工不为客户工作，你就在赔钱，因为你还得付钱给他们. 所以我们需要知道谁什么时候有空. 

我们创建了另一个电子表格脚本，它可以很容易地看到我们的能力. 基本上, 我们列出了接下来几个月的所有日期, 默认情况下将它们填充为“空白”, 随着时间被排满, 我们的脚本计算了每个人还有多少小时没有分配.

这自然导致了每周检查谁下周有空，并简化了与部门主管和其他人的讨论. 我们有可计费的工作要提出来吗? 我们有没有培训人们可以做的事或者他们可以帮忙的新业务? 一旦明确了我们的能力，就更容易合理地填补它.

为了轻松取胜, 将此资源管理系统与您的时间表系统进行交叉引用，并检查团队成员是否按计划或多或少地记录了时间. 如果有人忘记记录预定的事情的时间，就不能计费. 如果他们记录的时间比计划的要多，项目就会超出预算(并且可能无法计费)。. 因此，如果可能的话，每周运行这个简单的审计是值得的.

第四步:微调员工资源分配

优化资源分配的最后一步是非常人性化的. 一旦我们有了数据, 过程, 在一个合理的地方收费, 我们可以开始计划工作，给我们的团队成员一个更愉快和充实的经历. 下面是经理在这个阶段可以问的几个问题:

团队成员可以通过拓展来发展新技能吗? 

当团队处于混乱状态时, 而你却忙着回应每一个请求, 很难计划. 有了更多的可见性和预先考虑谁做什么，你就可以 帮助团队提高技能，让员工更享受并投入到工作中. 初级员工可以开始担任更高级的职位, 例如, 开发人员可以练习新的技术技能. 从长远来看，这一规划也将使公司受益. 

显然，要避免欺骗客户. 一个新手可能比一个有经验的人花费两倍的时间，可能需要几个小时的专家的审查和支持. 相应地计划和收费，也许将额外的时间分配给“培训”工作代码.

团队成员需要休息还是改变? 

善解人意的管理 能改善团队和公司的成果吗. 如果某人个人正经历一段艰难的时期, 他们可能会发现，在睡梦中也能完成的工作对他们很有帮助. 同样的, 有人完成了一个漫长的, 枯燥的工作也许会从更有趣、更有创意的事情中受益.

员工应该如何利用停工时间?

即使是一个非常高效的组织也会有未分配的休息时间. 你可以优化这一点，使公司和你的团队成员受益:

• 所有形式的培训都是停机时间的明显用途. 
• 例如，员工也可以被分配到内部倡议的研究和开发任务, 为公司网站或其他内部工具建立设计系统. 这些可能会成为大量的时间消耗, 但如果分配得当, 它们为学习新技能提供了有益的练习场所.
• 休息时间也很宝贵. 有些人完成了一个艰苦的项目，在下一个项目之前有一个短暂的间隙，可能会从休息中受益. 员工喜欢这种灵活性, 尽管你想把它当作例外而不是规则.
• 停机时间也可以分配给新业务和业务开发, 比如支持现有的工作, 增加额外的帮助，以当前的投球, 或者积极主动地给客户留下好印象. 在一个案例中, 开发人员对在客户的基础设施上建立新项目的困难感到沮丧, 所以我们给了他解决问题的时间, 提高未来发展工作效率. 客户喜欢我们的主动性, 这为公司带来了价值数百万美元的工作流程.

关于如何度过停机时间的决定通常涉及员工之间的对话, 他们的经理(应该为他们的职业发展着想), 以及运营经理. 它还可能需要销售或客户管理方面的利益相关者的投入, 或者偶尔得到首席运营官的祝福. 让员工做出自己的选择总是好的，所以，如果可能的话，给他们一些选择.

选择资源管理工具

许多工具 现在可以帮助进行资源管理吗, 而且大多数会比电子表格做得更优雅. 然而, 在最初的几周，你可能仍然会发现电子表格很有用, 为数据建模并阐明您的需求. 在选择长期工具时，有几件事需要考虑:

与您的时间表和项目管理系统集成

资源管理系统位于另外两个工具之间:时间表和项目管理系统. 您需要一个与两者通信的工具, 但我建议把重点放在时间表系统的扩展系统上, 因为这通常与发票和公司的命脉有关. 例如，我介绍过 预测 给那些使用 收获 因为这些工具都是同一家公司制造的. 如果你不能很容易地与时间表集成, 然后看看什么对你的项目管理系统有效, 因为这是工作所在的地方. 一些系统，如Asana，包括一个 工作负载管理 高级订阅者的选择.

无论你选择哪种系统, 确保为客户自动从单一真实来源提取数据很容易, 项目, 角色, 员工(包括自由职业者), 有费率卡和项目预算. 包括潜在项目和未来雇员的占位符. 确保项目经理可以很容易地看到他们的要求对财务的影响. 例如，使用收获和预测的组合，资源管理器可以生成报告 当一个项目可能超出预算时 当追踪时 预计工时与实际工时对比.

确定如何计划非工作时间

你需要为兼职安排、员工假期、节假日和其他休假时间做计划. 如果你有休假管理系统，你可以使用像 Zapier 更新您的资源管理系统与休假预订. 否则，您将需要找到其他方法来绕过它. 在Asana中，你可以分配a 重复任务 对于某人的兼职工作时间. 或者使用预测，你可以 安排休息时间，无论是假期、兼职还是其他.

为资源请求提供单一通道

资源请求表单对于大型团队尤其有价值. 并不是所有的系统都有请求表单——forecast没有，而Asana有. 如果您选择的工具不包含此功能, 谷歌或微软的简单表单就可以了. 表单可以与所有其他系统保持分离, 因为在进入资源管理系统之前，信息应该由资源管理员进行审核.

记得寻找技能管理解决方案

当你优化员工的时候, 跟踪人们拥有哪些技能(编程语言)变得更加重要, 软件能力, 等等). 有初学者想要练习一项新技能吗? 有专家可以指导他们吗? 目前很少有工具能做到这一点——Asana或forecast并没有内置这一功能——所以如果这对你很重要，请仔细查看. 如果您找不到适合您需要的工具, 在电子表格中记录技能和专业水平. 

确保系统易于使用

一些企业资源计划系统是为大型公司计划制造资源和为财务主管执行审计和详细分析而设计的. 它们往往具有复杂、不直观的界面. 专业服务公司——尤其是代理公司——通常会受益于一些可视化的东西，团队可以不需要太多的思考或努力就可以使用这些东西. 资源经理需要能够轻松回答有关团队能力的问题. 用一个简单的系统, 团队成员将不必浪费时间去弄清楚要做什么工作，而不是去做工作.

资源最优配置的结果

为我们的创意机构创建资源管理系统的影响是巨大的. 除了满足项目预算和增加计费时间的直接经济利益之外, 它在降低压力方面也有不可测量的结果, 提高清晰度和工作质量, 提高员工的士气和客户的好感.

即使是电子表格的第一次发布也让项目经理和团队松了一口气. 那一年员工流动率下降了, 我相信这与优化分配过程的好处有关，同时考虑到我们团队成员的利益. 我还相信，客户和项目数量的增加至少部分是因为我们在按时交付高质量工作方面做得更好. +, 减少了项目预算超支对内部财务的影响, 我们开始充分利用人们的休息时间. 财务总监和首席运营官都很高兴.

正如我们的结果所示, 资源配置会对公司的盈利能力产生根本性的影响, 它应该得到专门的关注和专门的工具. 该系统应该在一个地方收集数据，以创建一个单一的真相来源. 记住为请求和修改定义流程. 然后优化系统的可计费性, 用可计费的工作来填补你的空缺, 并为员工进行微调, 寻找方法填补未使用的能力，帮助团队提高技能并享受他们的工作. 最后，你可能会同意:所有好的公司管理实际上都是好的资源管理.